Cinco estrategias para una colaboración en la nube más eficaz

En la era de Internet, cada vez más organizaciones están transfiriendo lentamente sus datos a la nube. No hace mucho, un empleado tenía que llevar consigo una memoria USB por si tenía que presentar un informe. Aunque algunos empleados todavía usan una unidad flash, era más una solución de respaldo que una necesidad.

Las oficinas inteligentes se han vuelto más ordenadas desde que la gerencia puede aprobar solicitudes e informes con solo presionar un botón. Sin embargo, la colaboración fluida entre colegas puede ser un desafío debido a la lenta adopción y la falta de conocimientos técnicos.

La comunicación también puede ser un factor que haga que la colaboración sea un desafío para las organizaciones. Los mensajes se «dejan en lectura» porque algunos empleados no saben cómo responder. También pueden sentirse abrumados por la cantidad de mensajes que reciben todos los días. No sabrá si lo han reconocido a menos que respondan o reaccionen al mensaje que envió.

Tener una colaboración efectiva entre los empleados no debería ser un problema si los empleados son conscientes de sus roles en la empresa. Cuando hay transparencia entre los compañeros de trabajo, no se sienten abrumados con la información que reciben todos los días.

¿Qué es la colaboración en la nube?

La colaboración en la nube es un término que se utiliza cuando uno o más empleados trabajan en un proyecto particular almacenado en Internet o denominado «nube». La nube se refiere a una red de servidores informáticos, cada uno con un propósito específico, almacenados en un centro de datos y a los que se puede acceder a través de Internet.

Se necesitan muchos conocimientos técnicos si una organización planea implementar su infraestructura en la nube. Si vive en California, por ejemplo, los servicios de TI administrados por Sacramento de Executech y otras agencias acreditadas pueden determinar qué necesita su organización.

Herramientas de colaboración en la nube

Hay varias herramientas que se utilizan para la colaboración. La mayoría de las organizaciones utilizan Google Suite y Microsoft Office en línea para aplicaciones de oficina mientras se comunican mediante Slack, Skype, etc. Para la gestión de proyectos, pueden utilizar herramientas como Jira y Trello.

Las organizaciones utilizan diferentes herramientas para diferentes propósitos. Sin embargo, puede resultar complicado para un empleado mantenerse al día con los mensajes y notificaciones que recibe todos los días. Una estadística muestra que el 34% de los estadounidenses revisan su correo electrónico a lo largo del día.

Un estudio realizado por la consultora McKinsey muestra que los empleados se distraen del trabajo cada 10 minutos mientras revisan periódicamente su correo electrónico. Otra información mostró que:

Los empleados pueden sentirse abrumados con lo que reciben durante el tiempo de trabajo y les puede resultar difícil concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Una vez que los empleados han atendido sus correos electrónicos o notificaciones, les lleva un poco de tiempo volver al trabajo. Esto podría afectar su colaboración con sus colegas, ya que tienden a olvidar la tarea que se supone que deben realizar.

Estrategias de colaboración en la nube

Una organización puede abordar el problema relacionado con la distracción de un empleado durante el trabajo y mejorar la colaboración en la nube al:

Aprender a pausar tus notificaciones durante el trabajo puede ayudarte a concentrarte más en la tarea que tienes entre manos. Puede pausar la notificación que realiza su aplicación de correo electrónico para que no se le solicite que verifique de qué se trata. También puedes pausar la notificación que realiza tu aplicación de chat. Puede modificar su configuración para recibir notificaciones solo de mensajes directos o grupos de chat que considere importantes.

Otra estrategia que puede mejorar la colaboración entre empleados es tener una comunicación clara y en tiempo real. Si los empleados están trabajando en un proyecto o tarea, pueden utilizar herramientas de gestión de proyectos para tener una comunicación centralizada. Cuando un empleado quiere revisar, puede comentar directamente en el proyecto sobre los cambios necesarios en lugar de enviar un correo electrónico.

Una organización utiliza diferentes aplicaciones para diferentes propósitos. En promedio, las empresas utilizan 16 aplicaciones para sus operaciones internas. Todas las notificaciones y mensajes enviados a estos canales pueden abrumar a un empleado y hacerle perder tiempo de trabajo ya que tendrá que leer todas las actualizaciones.

Las organizaciones tendrán que decidir qué aplicaciones deberían utilizar y eliminar las redundantes. Pueden usar aplicaciones que puedan servir para dos o más propósitos durante la colaboración en lugar de tener aplicaciones separadas.

Los empleados deben acceder a los archivos fácilmente durante la colaboración, ya que un correo electrónico permite entre 25 MB de archivos adjuntos antes de enviarlos. Sin embargo, los empleados deben practicar la protección de todo lo que comparten en Internet, ya que cualquiera puede acceder al archivo siempre que el enlace esté funcionando.

Las empresas están pasando poco a poco a convertirse en empresas remotas en lugar de tener una oficina física. Será un desafío para algunas organizaciones, ya que no pueden monitorear lo que hacen sus empleados. Algunas empresas utilizan aplicaciones de seguimiento del tiempo que pueden realizar capturas de pantalla para controlar lo que hacen sus empleados durante el trabajo. Sin embargo, algunas empresas no utilizan este tipo de aplicaciones porque valoran la privacidad de sus empleados.

Las organizaciones deben desarrollar políticas para que los empleados colaboren mejor.

Terminando

Colaborar con diferentes miembros de una organización puede plantear desafíos. Sin embargo, mejorará cuando cuente con las estrategias adecuadas. No hay dos lugares de trabajo iguales, ya que tienen diferentes flujos de trabajo y diferentes conjuntos de herramientas que podrían ayudarles a alcanzar sus objetivos. Las organizaciones tendrán que adoptar políticas que sean mejores para la empresa y sus empleados.