El mundo de la tecnología está cambiando y también las demandas de los consumidores. Por ello, las empresas están haciendo todo lo posible para adaptarse a estos cambios y seguir siendo competitivas en el mercado. Si usted es una empresa que intenta satisfacer las demandas actuales o un administrador de Salesforce que intenta mejorar las operaciones comerciales, debe haber utilizado un sistema de gestión de relaciones con los clientes en algún momento. Entonces, ¿cómo exactamente se puede aprovechar al máximo esta innovación?

Antes de entrar en el meollo de este tema, primero definamos un sistema CRM. Se trata básicamente de una combinación de estrategias comerciales y tecnologías respectivas para impulsar las relaciones entre la empresa y el consumidor. Este sistema está orientado a desarrollar objetivos, adquirir clientes y retenerlos durante el mayor tiempo posible.

Ahora que conoce los beneficios del CRM, ¿qué puede hacer para asegurarse de aprovecharlo al máximo?

Mantener la información del cliente actualizada

Un sistema eficaz es aquel que proporciona información actualizada a sus usuarios. Por lo tanto, para aprovechar al máximo su sistema CRM, deberá asegurarse de que todos los detalles almacenados en la base de datos estén actualizados. Cada vez que un cliente cambia su dirección, el método de contacto preferido o el nombre de la empresa, lo mismo debería reflejarse en su sistema. (1)

La ventaja de hacerlo es el hecho de que el personal de marketing estará equipado con la lista de llamadas de Salesforce adecuada y cualquier otra información relevante. De este modo, sus empleados sabrán responder en consecuencia a las demandas y preguntas de los consumidores. Esto es beneficioso para su negocio porque eliminará cualquier confusión y garantizará que los agentes de su centro de contacto se conecten con los clientes rápidamente.

Automatiza tu proceso

Errar es humano. Es un dicho muy conocido y se aplica a todos los ámbitos de la vida, siendo el mundo empresarial el más afectado. Los empleados son propensos a cometer errores, especialmente cuando trabajan bajo presión. Lo bueno es que la mayoría de las tareas relacionadas con los sistemas CRM se pueden automatizar. Como tal, reducirá los errores humanos y aumentará la productividad en todos los departamentos.

En una configuración manual, se requiere que un agente agregue nuevos clientes potenciales, envíe correos electrónicos de seguimiento con fines promocionales e impulse cualquier otro esfuerzo de marketing, todo mientras interactúa con los clientes.

Esto dificulta que sus agentes cumplan con sus tareas con la precisión necesaria. Sin embargo, con un sistema CRM automatizado, todo lo que necesita hacer es agregar los nuevos clientes potenciales a la base de datos y el resto se hará automáticamente. A largo plazo, ahorrará tiempo, garantizará la seguridad de los datos de los consumidores y construirá la reputación de su marca.

Combine CRM con otro software empresarial

CRM por sí solo es un sistema muy poderoso, pero puede hacerlo aún más efectivo integrándolo en otras aplicaciones comerciales. Por ejemplo, su software de contabilidad tiene una combinación de información personal y datos financieros del cliente. Transferir estos datos al sistema CRM manualmente puede generar muchos errores y también es una actividad que requiere mucho tiempo.

Además de eliminar errores, esta medida también garantizará que obtenga informes detallados. Por ejemplo, cuando combina CRM con VoIP, los agentes del centro de llamadas podrán ver la información de un cliente recopilada de diferentes bases de datos y mostrada en una pantalla. (2)

Cómo proteger su sistema CRM

La mayor amenaza para cualquier tecnología moderna, especialmente aquellas que dependen de las redes, es la violación de datos. CRM contiene información crucial sobre sus clientes y esa es razón suficiente para que cualquier pirata informático robe estos datos. Entonces, ¿cómo se pueden evitar esas frustraciones?

Trabaje con proveedores de servicios confiables

Los piratas informáticos siempre buscan la más mínima debilidad en su sistema cuando están decididos a robar sus datos. Un proveedor de CRM confiable puede detectar estas vulnerabilidades y fortalecerlas antes de que queden expuestas. Como tal, siempre estarás un paso por delante de los hackers. Un buen proveedor de CRM también le asesorará a usted y a su equipo sobre cómo utilizar de forma segura algunas de las funciones complejas de CRM .

Capacite a sus empleados

Incluso si el mejor proveedor de CRM trabaja con usted, los sistemas seguirán siendo vulnerables si los miembros de su equipo no están a la altura de la tarea. Un porcentaje significativo de las filtraciones de datos se debe al descuido de los empleados.

Para evitar ese destino, es necesario capacitar periódicamente a sus trabajadores, especialmente cuando hay cambios en el funcionamiento del sistema. Infórmeles sobre los protocolos de seguridad necesarios y llévelos a través de escenarios simulados de la vida real.

Monitorear la actividad de CRM

A pesar de sus medidas de seguridad, existe la posibilidad de que los piratas informáticos aún logren atravesar el firewall. Cuanto antes notes esta filtración de datos, mayores serán tus posibilidades de proteger el sistema antes de que las cosas empeoren. El seguimiento de las métricas de seguridad clave de su CRM le dará la ventaja que necesita en tales escenarios.

Un aumento sin precedentes en la actividad indica una anomalía en el funcionamiento de su sistema. Tan pronto como note este cambio, comuníquese con su proveedor de CRM o cualquier otro experto dentro de su equipo que pueda evitar más violaciones de datos. (3)

Conclusión

El sistema CRM está diseñado para potenciar la relación empresa-cliente. Sin embargo, muchas empresas no logran cumplir sus objetivos porque no maximizan los beneficios de esta tecnología. Como propietario de una empresa, necesita actualizar su base de datos con frecuencia, automatizar diversas tareas y trabajar con proveedores de servicios acreditados para aprovechar al máximo su sistema CRM sin comprometer la seguridad.

Referencias:

“12 funciones que debe buscar en una solución CRM”, Fuente: h ttps://www.businessnewsdaily.com/10090-crm-software-features.html
“¿Por qué es tan importante la gestión de las relaciones con los clientes?” Fuente : https://www.forbes.com/sites/forbesagencycouncil/2017/10/24/why-is-customer-relationship-management-so-important/?sh=53bc78827dac
“Principales funciones de CRM para buscar seguridad de datos”, Fuente: h ttps://medium.com/@cynoteck291/top-crm-features-to-look-for-data-security-2ae07426a2fa